Een uitnodiging voor de uitvaart maken als video

In de uitnodiging staan beide bijeenkomsten na elkaar, elk met de dag, de tijd en de plek. Is het afscheid op dezelfde plek als de condoleance, dan staat het adres er gewoon bij beide. Zo hoeft niemand te zoeken of te raden. Is er een koffietafel na de uitvaart, dan noem je die bij de plek of in een eigen regel. Is de condoleance voor iedereen maar het afscheid niet, kies dan geen uitnodiging maar een video met alleen de condoleance; meer daarover lees je bij de condoleancevideo. Zo zegt elke video precies wat voor wie bedoeld is, en voelt niemand zich ten onrechte uitgenodigd of juist buitengesloten.

Je kiest of het een begrafenis of crematie is; de kop in de video past zich daaraan aan. Weet je het nog niet, dan blijft het een afscheid. Zo staat er nooit een woord in de video dat later niet blijkt te kloppen. Ook op de deelpagina volgt de kop die keuze. Noem bij een begrafenis de begraafplaats als aparte plek als de dienst ergens anders is, en zet bij een crematie de naam van het crematorium zoals mensen hem op de borden langs de weg zien staan. Wil je de woorden op de papieren kaart daarop laten aansluiten, kijk dan bij een tekst voor de rouwkaart. Dan zeggen kaart en video hetzelfde.

Verandert er nog iets, dan pas je het aan en zie je de video meteen opnieuw. Je kunt ook een overlijdensbericht plakken; de gegevens komen er dan uit, en je controleert ze. Dat is handig als de familie al een tekst heeft opgesteld of als de gegevens in een e-mail staan. Wat je nog niet weet, laat je leeg: het komt dan niet in de video. Je kunt stoppen en later verdergaan, ook op een andere computer, want alles wordt in je account bewaard. Werk je met collega's, dan zien zij dezelfde video in hetzelfde account. Zo kan een collega het afmaken als je zelf weg moet.

Een video gaat snel van groep naar groep. Bespreek daarom met de familie voor wie de uitnodiging bedoeld is. Is iedereen welkom, dan kan de familie hem zonder zorgen laten doorsturen. Wil de familie het afscheid klein houden, dan past een uitnodiging voor de uitvaart niet: kies dan een video met alleen de condoleance, of een overlijdensbericht zonder tijden en adressen. Een korte regel kan helpen, zoals: het afscheid vindt in besloten kring plaats. Voor de juiste woorden in die situatie kijk je bij een rouwkaart in besloten kring. Spreek ook af wie de video als eerste verstuurt, zodat niemand hem dubbel krijgt of juist overgeslagen wordt.

Naast de vaste gegevens kun je een eigen regel in de video zetten. Denk aan een openingsregel, een paar woorden uit een gedicht of een verzoek van de familie, zoals liever geen bloemen, of: kom gerust in kleurige kleding. Houd zo'n regel kort: de video duurt ongeveer een halve minuut en mensen moeten hem in één keer kunnen lezen. Laat de familie de woorden kiezen, want het is hun uitnodiging. Wij verzinnen niets: wat er in de video staat, vul je zelf in. Voorbeelden van korte regels die goed werken in een video staan bij teksten voor een rouwvideo. De muziek kies je daarna; bij muziek onder een rouwvideo lees je wat past.

Als je het logo instelt bij Huisstijl, staat het op een rustige slotkaart aan het eind van elke video, met je eigen woorden erbij. Je stelt dat één keer in. Elke nieuwe video begint daarna met je huisstijl, en per video kun je de slotkaart uitzetten als de familie dat liever niet heeft. Het logo staat aan het eind en niet bovenaan, zodat de video over de overledene gaat en niet over de onderneming. Zo ziet de familie dat je er werk van heeft gemaakt, zonder dat het als reclame voelt. Wat een video kost en hoe de factuur voor je boekhouding eruitziet, lees je bij de kosten van een rouwvideo.

Je downloadt de video na het afrekenen in drie formaten, plus een klein bestand dat altijd via WhatsApp past. Je stuurt hem naar de familie, en zij delen hem verder. Het platform verstuurt zelf niets. Voor mensen zonder WhatsApp zet je de video op een eigen deelpagina met een vaste link en een QR-code. Daar staan de bijeenkomsten met een knop om ze in de agenda te zetten en een knop voor de route. Zodra een bijeenkomst geweest is, staat dat erbij. Hoe je de video en de link het handigst verstuurt, per app of per e-mail, lees je bij een digitale rouwkaart versturen.

De video vervangt de papieren kaart niet. Families sturen vaak nog een rouwkaart, vooral aan oudere familieleden en mensen die zij niet via de telefoon bereiken. De video komt ernaast: hij is er al voordat de kaarten bij de drukker vandaan komen, en hij bereikt ook wie niet op de adreslijst staat. Druk de QR-code van de deelpagina op de kaart, dan vindt iedereen de video later terug. Wil je de video ook in de aula laten zien, gebruik dan het liggende formaat; hoe je dat regelt, lees je bij een video afspelen tijdens de uitvaart. Over de combinatie van beide lees je meer bij digitaal en papier samen.