Een digitale rouwkaart versturen als bestand of link

Stuur de kaart eerst naar jezelf of naar iemand die je vertrouwt. Kijk op een telefoon of de naam, de datum en de tijden goed te lezen zijn, ook met het geluid uit. Een tekst die op een computerscherm groot genoeg lijkt, is op een telefoon soms net te klein. Let ook op de dag van de week bij een datum, de schrijfwijze van de locatie en het huisnummer. Klopt er iets niet, dan pas je het aan voordat de hele familie hem heeft. Een fout die eenmaal rondgaat, is lastig terug te halen, omdat iedereen de oude versie al heeft doorgestuurd. Wat je in de tekst zet, lees je bij rouwkaart tekst.

Niet iedereen die het overlijden moet weten, is ook welkom bij het afscheid. Maak dan twee versies: een bericht voor iedereen, zonder tijden en adres, en een uitnodiging voor wie erbij mag zijn. Bij rouwvideo.nl maak je van de eerste video een variant met dezelfde foto en sfeer, en pas je alleen de gegevens aan. Maak voor jezelf een korte lijst: wie krijgt het bericht, wie krijgt de uitnodiging, en wie stuurt het naar welke groep. Zo komt de uitnodiging niet per ongeluk in een groep waar hij niet hoort. Hoe je dat netjes verwoordt, lees je bij rouwkaart tekst voor besloten kring.

De familie stuurt de video met een paar woorden in de familiegroep, en wie hem krijgt stuurt hem door naar vrienden, buren en collega's. Zo gaat hij in korte tijd rond zonder dat één persoon iedereen hoeft te berichten. Heb je een groot bestand, kies dan de kleine versie die altijd via WhatsApp past. Die is ook op een trage verbinding snel binnen. Zet er een korte zin bij, zodat mensen weten wat ze gaan zien voordat de video start. De stappen op de telefoon, van downloaden tot doorsturen, staan bij digitale rouwkaart via WhatsApp.

Een video als bijlage is soms te groot voor een e-mail, en sommige mailprogramma's houden zo'n bijlage tegen. Stuur dan de link naar de deelpagina, met een korte zin erbij. Zet de link op een eigen regel, zodat hij goed aan te klikken is. Stuur je één mail naar veel mensen, zet de adressen dan in het veld voor verborgen ontvangers. Zo ziet niemand de adressen van de anderen, en antwoordt niemand per ongeluk aan iedereen. Zet niet onnodig adressen of telefoonnummers in een bericht dat naar veel mensen gaat. E-mail werkt goed voor zakelijke contacten, een vereniging of oudere bekenden die geen WhatsApp gebruiken.

Een papieren rouwkaart en een digitale kaart gaan goed samen. Bij de deelpagina hoort een QR-code die je op de papieren kaart of in een advertentie kunt laten drukken. Wie de code scant met de camera van een telefoon, komt meteen op de pagina met de video, zonder app of account. De code blijft werken als je de video later bijwerkt. Zo kunnen ook mensen die alleen de papieren kaart krijgen de video bekijken en de tijden in hun agenda zetten. Wanneer je voor papier kiest, wanneer voor digitaal en hoe je ze combineert, lees je bij digitaal en papier.

In Nederland vindt het begraven of cremeren uiterlijk op de zesde werkdag na het overlijden plaats. De uitnodiging moet er dus vaak binnen een dag uit, zodat mensen tijd hebben om vrij te nemen of vervoer te regelen. Wacht niet tot alle details bekend zijn. Een overlijdensbericht zonder tijden kan al rond, en de uitnodiging volgt zodra de condoleance en het afscheid vastliggen. Stuur liever overdag dan laat op de avond, tenzij het niet anders kan. Hoe je een uitnodiging opbouwt met de tijden en het adres van beide bijeenkomsten, lees je bij uitnodiging voor de uitvaart als video.

Een video komt beter binnen met een paar woorden erbij. Zeg van wie het bericht komt, waarom je het stuurt en of mensen het mogen doorsturen. Meer is niet nodig, want de naam, de datums en de tijden staan al in de video. Houd de zin kort, zodat hij ook in een meldingsscherm te lezen is. Wie de video krijgt, reageert vaak met een bericht aan de familie. Spreek af wie die berichten leest en beantwoordt, zodat het niet allemaal bij één persoon terechtkomt. Wie zelf een reactie wil schrijven, vindt hulp bij een condoleance tekst schrijven.

Een video die al is verstuurd, verandert niet meer mee. Iedereen houdt de versie die hij kreeg. Schuift er een tijd of verandert de locatie, pas de video dan aan en stuur de nieuwe versie met één duidelijke zin erbij, bijvoorbeeld dat de condoleance een half uur later begint. Vraag mensen de vorige versie niet meer door te sturen. Gebruik je de deelpagina, dan werk je die met één klik bij; de link en de QR-code blijven gelijk. Na het afrekenen is zo'n kleine correctie gratis. Lukt het versturen of afspelen niet, kijk dan bij hulp bij versturen en afspelen.